STANOWISKO GŁÓWNEGO INSPEKTORATU PRACY

Z 9 KWIETNIA 2010 R.

W SPRAWIE PROWADZENIA AKT OSOBOWYCH WYŁĄCZNIE W WERSJI ELEKTRONICZNEJ

(GPP-87- 4560-29/10/PE/RP)

Zgodnie z § 6 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zm.) pracodawca zakłada i prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika akta osobowe. Przepis ten w ust. 2 określa, z jakich części składają się akta osobowe i jakie dokumenty powinny być zgromadzone w poszczególnych częściach. W myśl ust. 3 dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane; każda z tych części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów.

W obecnym stanie prawnym brakuje podstaw do stosowania przez pracodawców nośników elektronicznych jako wyłącznej formy prowadzenia i przechowywania akt osobowych pracownika. Zatem do czasu wprowadzenia odpowiedniej regulacji do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. nie jest możliwe prowadzenie akt osobowych wyłącznie w formie elektronicznej.